Steuern als Selbstständiger: EÜR, Umsatzsteuer, Vorauszahlungen erklärt

Die erste echte Steuererklärung als Selbstständiger hat mich mehr Nerven gekostet als die ganze Gewerbeanmeldung zusammen. Nicht weil es kompliziert war, im Rückblick war's das gar nicht, sondern weil ich vorher nicht wusste, was überhaupt auf mich zukommt und in welcher Reihenfolge. Hier sind die drei Dinge, die für mich als Kleinunternehmer-Einzelunternehmer tatsächlich relevant waren, plus was für dich zusätzlich gilt, falls du nicht die Kleinunternehmerregelung nutzt.

Die EÜR: die Basis für so ziemlich alles

Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung hatte ich im ersten Artikel schon kurz erwähnt, hier nochmal genauer, weil sie das Fundament für deine gesamte Steuererklärung ist. Im Kern ist sie simpler, als der Name klingt: du stellst deinen Betriebseinnahmen die Betriebsausgaben gegenüber, die Differenz ist dein Gewinn, und genau der wird versteuert.

Wichtig dabei: es zählt das Zufluss-Abfluss-Prinzip. Eine Rechnung, die du im Dezember schreibst, aber erst im Januar bezahlt bekommst, gehört steuerlich ins neue Jahr, nicht ins alte. Das hat mich am Anfang verwirrt, weil ich instinktiv nach Rechnungsdatum gedacht habe, nicht nach Zahlungseingang.

Deine Buchhaltungssoftware (dazu hatte ich ja schon einen eigenen Artikel geschrieben) erstellt die EÜR im Idealfall automatisch aus deinen erfassten Belegen und Rechnungen, du musst am Jahresende nur noch prüfen, ob alles vollständig ist.

Einkommensteuer-Vorauszahlungen: die Überraschung, die keine sein muss

Das war für mich der Punkt, an dem ich am meisten falsch gemacht habe. Nach meiner ersten Steuererklärung hat das Finanzamt nicht nur die Steuer für das vergangene Jahr festgesetzt, sondern gleichzeitig vierteljährliche Vorauszahlungen für das laufende Jahr angesetzt, basierend auf meinem geschätzten Gewinn. Kam als Bescheid, den ich beim ersten Lesen komplett falsch verstanden hatte, ich dachte, ich müsste die ganze Summe auf einmal zahlen.

Tatsächlich ist das eine Vorauszahlung auf die Steuer, die du sowieso zahlen musst, verteilt auf vier Termine im Jahr (März, Juni, September, Dezember). Wenn dein Gewinn stark schwankt, kannst du beim Finanzamt eine Anpassung der Vorauszahlungen beantragen, das hab ich später gemacht, als ein Jahr deutlich schlechter lief als geschätzt. Ohne Antrag zahlst du weiter auf Basis der alten Schätzung, auch wenn sich deine Situation geändert hat.

Genau deswegen hatte ich mir ja schon in der 90-Tage-Checkliste angewöhnt, laufend einen Teil jeder Zahlung zurückzulegen, damit diese Vorauszahlungstermine mich nicht kalt erwischen.

Umsatzsteuervoranmeldung: relevant, wenn du nicht Kleinunternehmer bist

Weil ich die Kleinunternehmerregelung gewählt habe (siehe erster Artikel), betrifft mich dieser Teil selbst nicht, aber falls du regelbesteuert bist, lohnt sich der Überblick, weil sich die Grenzen 2025 verschoben haben:

• Lag deine Umsatzsteuer-Zahllast im Vorjahr über 9.000 Euro, musst du monatlich melden
• Lag sie zwischen 2.000 und 9.000 Euro, reicht die vierteljährliche Meldung
• Lag sie unter 2.000 Euro, kannst du dich beim Finanzamt von der laufenden Meldepflicht befreien lassen, dann reicht die Jahreserklärung. Das passiert aber nicht automatisch, du musst den Antrag stellen bzw. den Befreiungsbescheid abwarten

Ein Punkt, der viele Neugründer verwirrt: früher mussten Gründer in den ersten zwei Jahren zwingend monatlich melden, diese Pflicht ist aktuell bis Ende 2026 ausgesetzt. Als Gründer richtest du dich stattdessen nach deiner voraussichtlichen Zahllast, in der Regel reicht die vierteljährliche Abgabe, komplett befreien lassen kannst du dich als Gründer in dieser Zeit aber nicht. Ob die Aussetzung über 2026 hinaus verlängert wird, stand bei mir zuletzt noch offen, das würde ich vor deiner eigenen Gründung nochmal aktuell nachschauen.

Wenn's bei dir öfter knapp wird mit der Frist (Abgabe ist jeweils am 10. des Folgemonats), gibt's die Möglichkeit einer Dauerfristverlängerung, die verschafft dir einen Monat mehr Zeit, gegen eine kleine Sondervorauszahlung.

Gewerbesteuer: kurzer Reminder

Hatte ich im Artikel zu den Rechtsformen schon ausführlicher erklärt: als Einzelunternehmer zahlst du erst ab einem Gewinn über 24.500 Euro im Jahr Gewerbesteuer, und die wird über die Anrechnung auf die Einkommensteuer teilweise wieder ausgeglichen. Für mich bisher nicht relevant, aber gut zu wissen, ab wann es das wird.

Was ich für mich daraus gemacht habe

Am Ende läuft bei mir alles auf drei feste Routinen hinaus: Belege laufend erfassen statt am Jahresende alles auf einmal, bei jedem Zahlungseingang automatisch eine Rücklage beiseiteschieben (dazu mehr im Konto-Vergleich-Artikel), und die Vorauszahlungsbescheide vom Finanzamt nicht ignorieren, sondern bei größeren Abweichungen aktiv eine Anpassung beantragen, statt zu viel oder zu wenig vorauszuzahlen.

Steuerlich bin ich nach wie vor kein Experte, und für alles, was komplizierter wird als das hier, gehe ich zu meinem Steuerberater. Aber dieses Grundgerüst hätte mir am Anfang schon gereicht, um nicht bei jedem Bescheid vom Finanzamt kurz in Panik zu geraten.