Rechnungsprogramme im Test: sevDesk, Lexware Office & Co.

Im Buchhaltungs-Artikel hatte ich schon erklärt, wofür ich mich am Ende entschieden habe und was die drei Tools grob kosten. Was da noch fehlte: wie sich die Tools im echten Alltag tatsächlich anfühlen, wenn du sie eine Weile benutzt, nicht nur die Preistabelle. Ich hab mir vor meiner Entscheidung bei allen dreien den kostenlosen Testzeitraum geschnappt und tatsächlich ein paar echte Rechnungen durchgeklickt. Hier die Eindrücke.

sevDesk: viel Automatisierung, aber am Anfang etwas overengineered

Die Beleg-Erkennung war der Punkt, der mich am meisten beeindruckt hat: Handy-Foto vom Kassenbon gemacht, hochgeladen, und sevDesk hat den Betrag, das Datum und sogar einen Kategorievorschlag automatisch erkannt. In den meisten Fällen musste ich nur noch bestätigen, nicht mehr manuell eintippen.

Wo ich ins Stocken kam: die Oberfläche hat mir am Anfang zu viele Optionen auf einmal gezeigt, für eine einfache Rechnung mit drei Positionen musste ich mich erstmal durch Einstellungen klicken, die für mein kleines Geschäft überhaupt nicht relevant waren (Lagerbestand, mehrere Zahlungsarten pro Kunde, verschiedene Preislisten). Für jemanden mit größerem Warenbestand vermutlich Gold wert, für mich als Dienstleister eher Ballast, durch den ich mich erstmal klicken musste.

Lexware Office: unspektakulär, aber genau deswegen angenehm

Der Einstieg fühlte sich deutlich reduzierter an. Rechnung anlegen, Position eintragen, fertig, ohne dass mir das Tool ständig weitere Features anbietet, die ich nicht brauche. Das mag nach wenig klingen, aber genau das hat mich überzeugt, als ich schon wusste, wie überladen sevDesk sich für meinen Anwendungsfall anfühlte.

Was mir aufgefallen ist: der Kundenservice hat auf eine Support-Anfrage zu einer USt-Frage schneller und konkreter geantwortet, als ich erwartet hatte, kein Standard-Textbaustein, sondern eine Antwort, die tatsächlich auf meine Situation als Kleinunternehmer einging. Der DATEV-Export lief beim ersten Versuch mit meinem Steuerberater ohne Rückfragen durch, das war am Ende auch der Hauptgrund, warum ich dabei geblieben bin.

FastBill: schlank, aber an den Grenzen spürbar

FastBill hat sich am schnellsten angefühlt, im positiven Sinne, Rechnung erstellen ging fast so schnell wie eine E-Mail schreiben. Auch das Mahnwesen für wiederkehrende Rechnungen (bei mir hatte ich ein Kunde mit monatlicher Retainer-Rechnung) war sauber gelöst, automatische Erinnerungen bei überfälligen Zahlungen inklusive.

Der Punkt, an dem es für mich nicht gereicht hat: sobald ich versucht habe, eine vollständige EÜR-Auswertung fürs Finanzamt draus zu ziehen, war klar, dass FastBill dafür nicht gebaut ist. Die Rechnungsseite ist stark, die Buchhaltungsseite bleibt im Vergleich zu sevDesk oder Lexware Office spürbar dünner. Für jemanden, der eh eine separate EÜR-Lösung oder einen Steuerberater für die reine Auswertung hat und primär schnelle, saubere Rechnungen schreiben will, ist das aber kein Nachteil, eher ein bewusstes Weniger.

Was mir beim Testen allgemein aufgefallen ist

• Alle drei unterstützen mittlerweile den E-Rechnungs-Versand (XRechnung/ZUGFeRD), das war bei keinem ein Problem, hätte ich vorher aber nicht als selbstverständlich vorausgesetzt
• Die mobilen Apps unterschieden sich stärker als die Desktop-Oberflächen, sevDesk hatte für mich die beste Beleg-Scan-Funktion unterwegs, bei Lexware Office fühlte sich die App eher wie ein Zusatz zur Desktop-Version an
• Bei allen dreien lässt sich der Steuerberater-Zugang einrichten, sodass er direkt mitschauen kann statt dass du ihm Exporte hin- und herschickst, das hab ich erst später entdeckt und würde es jedem gleich zu Beginn empfehlen

Für wen was am Ende passt

• sevDesk – wenn du viele Belege automatisiert erfassen willst und dir die zusätzlichen Funktionen (Lager, mehrere Preislisten) tatsächlich nützen, zum Beispiel bei physischen Produkten
• Lexware Office – wenn du reduzierte, unspektakuläre Bedienung willst und mit deinem Steuerberater reibungslosen Datenaustausch brauchst
• FastBill – wenn Rechnungsstellung und Mahnwesen dein Hauptbedarf sind und du die eigentliche EÜR-Auswertung woanders erledigst

Meine Wahl

Am Ende bin ich bei Lexware Office für die EÜR gelandet, aus den Gründen oben, und nutze für die eigentliche Rechnungsstellung weiterhin Qonto, wie ich im Buchhaltungs-Artikel schon beschrieben hatte. Der Test-Monat bei allen dreien hat sich trotzdem gelohnt, ohne den hätte ich vermutlich bei sevDesk für Funktionen bezahlt, die ich nie angefasst hätte.