Rechnungsprogramme im Test: sevDesk, Lexware Office & Co.

Im Buchhaltungs-Artikel hatte ich schon erklärt, wofür ich mich am Ende entschieden habe und was die drei Tools grob kosten. Was da noch fehlte: wie sich die Tools im echten Alltag tatsächlich anfühlen, wenn du sie eine Weile benutzt, nicht nur die Preistabelle. Ich hab mir vor meiner Entscheidung bei allen dreien den kostenlosen Testzeitraum geschnappt und tatsächlich ein paar echte Rechnungen durchgeklickt. Hier die Eindrücke.

sevDesk: viel Automatisierung, aber am Anfang etwas overengineered

Die Beleg-Erkennung war der Punkt, der mich am meisten beeindruckt hat: Handy-Foto vom Kassenbon gemacht, hochgeladen, und sevDesk^* hat den Betrag, das Datum und sogar einen Kategorievorschlag automatisch erkannt. In den meisten Fällen musste ich nur noch bestätigen, nicht mehr manuell eintippen.

Wo ich ins Stocken kam: die Oberfläche hat mir am Anfang zu viele Optionen auf einmal gezeigt, für eine einfache Rechnung mit drei Positionen musste ich mich erstmal durch Einstellungen klicken, die für mein kleines Geschäft überhaupt nicht relevant waren (Lagerbestand, mehrere Zahlungsarten pro Kunde, verschiedene Preislisten). Für jemanden mit größerem Warenbestand vermutlich Gold wert, für mich als Dienstleister eher Ballast, durch den ich mich erstmal klicken musste.

Lexware Office: unspektakulär, aber genau deswegen angenehm

Der Einstieg fühlte sich deutlich reduzierter an. Rechnung anlegen, Position eintragen, fertig, ohne dass mir das Tool ständig weitere Features anbietet, die ich nicht brauche. Das mag nach wenig klingen, aber genau das hat mich überzeugt, als ich schon wusste, wie überladen sevDesk sich für meinen Anwendungsfall anfühlte.

Was mir aufgefallen ist: der Kundenservice hat auf eine Support-Anfrage zu einer USt-Frage schneller und konkreter geantwortet, als ich erwartet hatte, kein Standard-Textbaustein, sondern eine Antwort, die tatsächlich auf meine Situation als Kleinunternehmer einging. Der DATEV-Export lief beim ersten Versuch mit meinem Steuerberater ohne Rückfragen durch, das war am Ende auch der Hauptgrund, warum ich dabei geblieben bin.

FastBill: schlank, aber an den Grenzen spürbar

FastBill^* hat sich am schnellsten angefühlt, im positiven Sinne, Rechnung erstellen ging fast so schnell wie eine E-Mail schreiben. Zahlungserinnerungen und Mahnungen lassen sich in jedem Tarif manuell verschicken, dafür ist mir beim genaueren Blick in die Tarifdetails aufgefallen, dass das vollautomatische Mahnwesen, bei dem FastBill wirklich eigenständig nach festgelegten Regeln erinnert, bis zum teuersten Tarif ein separates Add-on für 4,90 €/Monat ist. Für meinen Kunden mit der monatlichen Retainer-Rechnung hatte ich damals wohl eher die manuelle Variante konsequent selbst angestoßen, als dass wirklich alles automatisch im Hintergrund lief, wie ich es beim ersten Test in Erinnerung hatte.

Der Punkt, den ich ursprünglich falsch eingeschätzt hatte: ich dachte, FastBill sei für eine vollständige, EÜR-taugliche Buchhaltung nicht gebaut. Tatsächlich sind Umsatzsteuervoranmeldung, DATEV-Export und ein Steuerberaterzugang schon im günstigsten Solo-Tarif enthalten, das ist deutlich mehr Tiefe, als die reine Rechnungsoberfläche vermuten lässt. Wo FastBill im Vergleich zu sevDesk oder Lexware Office trotzdem schlanker bleibt: bei automatisierter Belegerkennung und vollautomatischem Bankabgleich, die tauchen erst in den höheren Tarifen oder als Zusatz-Add-ons auf.

Was mir beim Testen allgemein aufgefallen ist

• Alle drei unterstützen mittlerweile den E-Rechnungs-Versand (XRechnung/ZUGFeRD), das war bei keinem ein Problem, hätte ich vorher aber nicht als selbstverständlich vorausgesetzt
• Die mobilen Apps unterschieden sich stärker als die Desktop-Oberflächen, sevDesk hatte für mich die beste Beleg-Scan-Funktion unterwegs, bei Lexware Office fühlte sich die App eher wie ein Zusatz zur Desktop-Version an
• Bei allen dreien lässt sich der Steuerberater-Zugang einrichten, sodass er direkt mitschauen kann statt dass du ihm Exporte hin- und herschickst, das hab ich erst später entdeckt und würde es jedem gleich zu Beginn empfehlen

Für wen was am Ende passt

• sevDesk – wenn du viele Belege automatisiert erfassen willst und dir die zusätzlichen Funktionen (Lager, mehrere Preislisten) tatsächlich nützen, zum Beispiel bei physischen Produkten
• Lexware Office^* – wenn du reduzierte, unspektakuläre Bedienung willst und mit deinem Steuerberater reibungslosen Datenaustausch brauchst
• FastBill – wenn Rechnungsstellung und Mahnwesen dein Hauptbedarf sind und du die eigentliche EÜR-Auswertung woanders erledigst

Meine Wahl

Am Ende bin ich bei Lexware Office für die EÜR gelandet, aus den Gründen oben, und nutze für die eigentliche Rechnungsstellung weiterhin Qonto^*, wie ich im Buchhaltungs-Artikel schon beschrieben hatte. Der Test-Monat bei allen dreien hat sich trotzdem gelohnt, ohne den hätte ich vermutlich bei sevDesk für Funktionen bezahlt, die ich nie angefasst hätte.