Mein Tool-Stack nach 1 Jahr Selbstständigkeit (Case Study)

Nach einem Jahr hab ich mir mal die Zeit genommen, aufzuschreiben, was von den ganzen Tools, die ich in den ersten Monaten ausprobiert oder eingerichtet habe, tatsächlich übriggeblieben ist. Ein paar Sachen hab ich unterwegs wieder abgeschafft, andere sind dazugekommen, die ich am Anfang gar nicht auf dem Schirm hatte. Hier der komplette Stand, ehrlich und mit den tatsächlichen monatlichen Kosten.

Finanzen: die Basis, die sich seit Monat 1 kaum verändert hat

Qonto als Geschäftskonto, dazu hatte ich einen ganzen Artikel geschrieben, ist bei mir geblieben, vor allem wegen der DATEV-Anbindung und weil ich Rechnungen direkt darüber schreibe. Für die eigentliche EÜR am Jahresende nutze ich Lexware Office im Basis-Tarif, die Kombination hat sich bei mir eingespielt, auch wenn's auf den ersten Blick wie doppelter Aufwand aussieht.

Kosten: rund 20 bis 25 Euro im Monat für beides zusammen, je nach Tarifstufe.

Kundengewinnung: aus vielen Kanälen wurden zwei feste

Von den Kanälen, die ich im Artikel zu den ersten fünf Kunden beschrieben hatte, sind nach einem Jahr zwei übriggeblieben, die ich aktiv pflege: LinkedIn für organische Sichtbarkeit, geplant über Buffer, und Empfehlungen aus meinem Netzwerk, die inzwischen ohne aktives Zutun laufen, einfach weil genug Leute wissen, was ich mache. Malt hab ich nach etwa einem halben Jahr stillgelegt, nicht weil es schlecht war, sondern weil die Auftragslage über die anderen Kanäle inzwischen ausreichte und ich mir die Zeit fürs Bewerben sparen wollte.

Kosten: Buffer im kleinsten bezahlten Tarif liegt bei rund 6 Euro im Monat, LinkedIn nutze ich kostenlos ohne Premium.

Organisation: das, was ich am meisten unterschätzt hatte

Was in den ersten Monaten komplett gefehlt hat und worüber ich noch keinen eigenen Artikel geschrieben hatte: ein richtiges System für Projekte und Zeiterfassung. Die ersten Monate lief das bei mir über lose Notizen, was ab einer bestimmten Anzahl gleichzeitiger Kunden nicht mehr funktioniert hat.

Mittlerweile nutze ich Toggl Track für die Zeiterfassung, weniger um Kunden minutengenau abzurechnen, sondern um selbst zu sehen, wie viel Zeit einzelne Projekttypen tatsächlich fressen, das hat meine Preiskalkulation aus dem 90-Tage-Artikel im Nachhinein nochmal korrigiert. Für die Projektübersicht selbst hab ich mich nach kurzem Test von Notion für ein einfacheres Board-System entschieden, weil mir Notion für meinen Bedarf zu viel Einrichtungsaufwand abverlangt hat, den ich nie ausgenutzt hätte.

Kosten: Toggl Track im kostenlosen Tarif reicht mir bisher aus, das Board-Tool läuft ebenfalls in der Gratis-Version.

Was dazugekommen ist, ohne dass ich's geplant hatte

Ein kleines CRM hatte ich am Anfang nicht auf dem Schirm, weil ich dachte, bei einer Handvoll Kunden brauch ich sowas nicht. Nach etwa acht Monaten mit gleichzeitig laufenden Anfragen, aktiven Projekten und alten Kunden, die sich nach einer Pause wieder melden, hab ich gemerkt, dass ich den Überblick über Kontaktverläufe verliere, wenn alles nur im Kopf oder verstreut in E-Mails liegt. Statt mir ein fertiges CRM wie HubSpot oder Pipedrive zu holen, das für meine Größe ohnehin überdimensioniert gewesen wäre, hab ich mir mit Claude Code eine eigene, ganz auf mich zugeschnittene kleine CRM-Ansicht gebaut. Klingt nach Mehraufwand, war's aber nicht wirklich, genau solche kleinen, maßgeschneiderten Tools zu bauen ist ja im Grunde das, was ich beruflich mache, insofern lag das für mich näher als für die meisten anderen.

Die Gesamtrechnung nach einem Jahr

Alles zusammengerechnet lande ich bei etwa 30 bis 35 Euro im Monat an Tool-Kosten, deutlich weniger, als ich am Anfang befürchtet hatte, als ich noch dachte, ich bräuchte für jeden Bereich ein eigenes, größeres Paket. Der eigentliche Lerneffekt aus dem Jahr: lieber mit dem Minimum starten und gezielt ergänzen, wenn ein echter Engpass spürbar wird, statt vorab alles einzurichten, was theoretisch mal nützlich sein könnte. Fast jedes Tool, das ich am Anfang "auf Vorrat" eingerichtet hatte, hab ich nach ein paar Monaten wieder abgeschafft, weil ich's schlicht nicht gebraucht habe.