Buchhaltung für Anfänger: Was du wirklich brauchst (und was nicht)

Im 90-Tage-Artikel hatte ich zugegeben, dass ich am Anfang meine Belege einfach lose in einem Ordner gesammelt habe, statt mir gleich ein Tool zu suchen. Als ich mich dann endlich damit beschäftigt habe, bin ich in die andere Richtung gekippt: Ich hab mir fast ein Buchhaltungspaket mit Lohnabrechnung und GuV-Berichten geholt, obwohl ich zu dem Zeitpunkt weder Mitarbeiter noch überhaupt eine Bilanzierungspflicht hatte. Hier ist, was ich inzwischen weiß, was man als Kleingewerbetreibender am Anfang wirklich braucht, und was reine Zusatzkosten sind.

Was am Anfang wirklich zählt

Als Kleingewerbetreibender ohne Bilanzierungspflicht (also mit einfacher Einnahmen-Überschuss-Rechnung, kurz EÜR, dazu hatte ich im ersten Artikel schon geschrieben) brauchst du im Kern drei Dinge:

• GoBD-konforme Rechnungen – das heißt vor allem: fortlaufende Rechnungsnummer, alle Pflichtangaben (deine Steuernummer oder USt-IdNr., Leistungsbeschreibung, Datum, Betrag), und die Rechnung muss unveränderbar archiviert werden, nicht einfach als Word-Datei, die du später nochmal bearbeiten kannst
• Ein sauberes Belegmanagement – jede Ausgabe, die du steuerlich absetzen willst, brauchst du als Beleg, am einfachsten fotografierst du sie direkt mit dem Handy ab, statt Zettel zu sammeln
• Eine EÜR am Jahresende – im Grunde nur eine Gegenüberstellung von Einnahmen und Ausgaben, die du (oder dein Steuerberater) fürs Finanzamt aufbereitest

Das ist tatsächlich alles, gesetzlich gesehen. Alles, was darüber hinausgeht, ist Komfort, kein Muss.

E-Rechnung: der eine Punkt, den du trotzdem nicht ignorieren solltest

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, elektronische Rechnungen im B2B-Bereich zu empfangen, das gilt unabhängig von deiner Unternehmensgröße, auch für Kleingewerbe. Gemeint ist damit nicht einfach eine PDF-Rechnung per Mail, sondern ein strukturiertes Format wie XRechnung oder ZUGFeRD.

Zum Versenden solcher Rechnungen bist du als kleiner Betrieb noch nicht verpflichtet: Das wird erst ab dem 1. Januar 2027 für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro Pflicht, ab 2028 dann für alle. Trotzdem würde ich beim Tool-Kauf jetzt schon darauf achten, dass E-Rechnungen unterstützt werden, damit du nicht in zwei Jahren nochmal wechseln musst.

Was du am Anfang wahrscheinlich nicht brauchst

Das sind die Punkte, bei denen ich anfangs zu viel bezahlt habe:

• Doppelte Buchführung / Bilanzierung – relevant erst ab bestimmten Umsatz- oder Gewinngrenzen (siehe erster Artikel), als Kleingewerbe am Anfang schlicht nicht nötig
• GuV- und BWA-Auswertungen – nette betriebswirtschaftliche Auswertungen, aber wenn du sowieso nur eine Handvoll Rechnungen im Monat schreibst, ziehst du daraus am Anfang keinen echten Mehrwert
• Lohnabrechnung – nur relevant, sobald du Angestellte hast
• Eine eigene DATEV-Lizenz – DATEV ist für Steuerkanzleien gemacht, nicht für dich selbst. Was du brauchst, ist ein Tool mit DATEV-Export, damit dein Steuerberater (falls du einen hast) die Daten einlesen kann, nicht DATEV selbst

Die Tools im Kurz-Check

Ich hatte im Konto-Artikel schon erwähnt, dass Qonto Rechnungsstellung und Belegmanagement direkt eingebaut hat. Für die reine Rechnung war das bei mir erstmal ausreichend. Wo es eng wurde: eine fertige EÜR-Aufbereitung fürs Finanzamt gab's darüber nicht, dafür hab ich am Ende doch noch ein separates Tool dazugenommen.

sevDesk – kein dauerhaft kostenloser Tarif, nur eine Testphase. Der günstigste Tarif "Rechnung" liegt bei etwa 12 €/Monat (nur Rechnungen schreiben), "Buchhaltung" mit EÜR und Umsatzsteuervoranmeldung bei rund 26 €/Monat. Gilt als eines der ausgereiftesten Tools am Markt, mit guter Beleg-Erkennung per KI.

Lexware Office – der bekannteste Name in dem Bereich, vier Tarife. Der Basis-Tarif liegt bei etwa 11 €/Monat, für die vollständige EÜR mit Umsatzsteuervoranmeldung und DATEV-Export brauchst du den größeren "L"-Tarif für knapp 22 €/Monat. Wird von vielen Steuerkanzleien bevorzugt, falls du später einen Steuerberater dazuholst.

FastBill – ab etwa 9 €/Monat, der Fokus liegt klar auf Rechnungsstellung und wiederkehrenden Rechnungen. Für reine Fakturierung eine schlanke Lösung, für eine vollständige EÜR-pflichtige Buchhaltung im Vergleich zu sevDesk oder Lexware Office aber schwächer aufgestellt.

Für einen klassischen Kleinunternehmer nach §19 UStG, der nur Rechnungen schreibt und am Jahresende eine simple EÜR braucht, sind laut mehreren unabhängigen Vergleichen ehrlich gesagt alle drei eigentlich überdimensioniert, du zahlst für Funktionen wie Lagerverwaltung oder umfangreiche Auswertungen, die du nie anfasst.

Was ich am Ende gemacht habe

Ich bin bei Lexware Office im Basis-Tarif gelandet, hauptsächlich weil mein Steuerberater damit am liebsten arbeitet und der Datenaustausch dadurch reibungslos läuft. Für die reine Rechnungsstellung nutze ich weiterhin Qonto, die EÜR am Jahresende macht Lexware. Doppelt gemoppelt, zugegeben, aber für mich immer noch günstiger und übersichtlicher, als das teurere Komplettpaket zu buchen, das ich am Anfang fast genommen hätte.

Mein Rat, falls du gerade erst anfängst: schau erst, was dein Geschäftskonto an Rechnungsfunktionen schon mitbringt, und häng nur das dran, was dir tatsächlich fehlt, meistens ist das nicht mehr als eine ordentliche EÜR-Aufbereitung fürs Finanzamt.